Elektronische Dokumentenverwaltung

Die international tätige Vogt Baugeräte GmbH bietet Produkte für Bausanierung, Hoch-, Tief- und Straßenbau sowie Abbrucharbeiten an. Im Bereich der Baugerätetechnik startete 2008 die neue Produktsparte Geotec, die unter anderem innovative Geräte zur Bodenbelüftung oder Einbringung von Bodenhilfsstoffen wie Dünger abdeckt.

In der Vergangenheit entstand durch Papierablage ein hoher Zeitaufwand und Platzbedarf für Ordner. Ferner kam es bei der alphabetischen Ablage gelegentlich zu Ablagefehlern, die ein Wiederfinden notwendiger Informationen erschwerten. Grundsätzlich gestaltete sich die Suche nach älteren Vorgängen mühsam und zeitraubend.

Mit Hilfe des Digitalbonus ist das Unternehmen in der Lage, die hausinterne IT-Sicherheit und IT-Infrastruktur zu verbessern und erweitern. Durch die Einführung eines digitalen Dokumenten-Managementsystems können die Datenarchivierung künftig und die Arbeitsprozesse verbessert werden. Dies ist ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro und einer besseren Ressourcenauslastung. Das Unternehmen ist nun in der Lage, das laufende Tagesgeschäft besser zu planen, Engpässe vorauszusehen und freie Kapazitäten besser zu verteilen. Weiterhin ist die Datensicherheit und -kontrolle im Unternehmen neu strukturiert worden. Daten können nun unmittelbar ausgewertet und bearbeitet werden. Dies führt zu einer Steigerung der Qualität im täglichen Arbeitsablauf und einer höheren Kundenzufriedenheit.

„Durch die Einführung der Digitalisierung hat sich der hohe Zeitaufwand bei der Ablage reduziert und die Unterlagen sind nun schnell digital abrufbar. Durch die Einführung von automatisierten Arbeitsabläufen in unserem Unternehmen sind die Prozesse vorgegeben, übersichtlicher und schneller umsetzbar. Durch die Maßnahme sind wir einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung vorangekommen.“ – 

Unternehmen:
Vogt Baugeräte GmbH
Branche: Maschinen
Regierungsbezirk: Oberfranken
Mitarbeiterzahl: 10
Projektvolumen: 14.134,77 €

Homepage: www.vogt-tec.de