Digitalisierter Arbeitsablauf und Datensicherheit bei professionellen Übersetzungen

Die Wohanka, Obermaier & Kollegen GmbH ist ein Dienstleister für professionelle Übersetzungen. Im Unternehmen sind hochqualifizierte Sprachwissenschaftler und Journalisten mit langjähriger Berufserfahrung tätig, die in den unterschiedlichsten Fachbereichen und Sprachen übersetzen. Das Unternehmen hat in beiden Förderbereichen einen Digitalbonus-Antrag gestellt und dadurch zwei Projekte umgesetzt, zur Verbesserung ihrer Unternehmensprozesse sowie der Verbesserung ihrer IT-Sicherheit.

Zum ersten Projekt:
In der Vergangenheit wurde im Unternehmen eine Übersetzungsdatenbank in Form einer ERP-Lösung eingesetzt. Diese steuerte den Übersetzungsprozess. Externe Übersetzer und Korrektoren hatten bisher keinen Zugriff auf die interne Datenbank. Die Kommunikation und die Arbeitsabläufe mussten daher z.B. per E-Mail abgewickelt werden. Dieses Vorgehen war sehr zeitintensiv und ineffizient.
Mit Hilfe des Digitalbonus konnte nun ein Web-Portal sowie ein Zusatzmodul zum bereits bestehenden Workflowmanagementsystem entwickelt werden. Über das Web-Portal können externe Übersetzer und Korrektoren nun direkt in den Übersetzungsprozess eingebunden werden. Dies führt dazu, dass die Kommunikation erheblich verbessert wird. Der aktuelle Stand der Übersetzungen wird den Übersetzern und Korrektoren zeitnah zur Verfügung gestellt. Außerdem können sie ihre Arbeitsergebnisse direkt den Übersetzungsprozessen zuordnen, so dass Folgeaktionen in der Übersetzungsdatenbank automatisch angestoßen werden. Mit Hilfe des Web-Portals wird die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Auftrags erheblich verringert. Darüber hinaus wurde eine neue Funktionalität im bestehenden Workflowmanagementsystem implementiert: Der individuell erstellte Auftragspool managt die Zuweisung der Übersetzungsaufträge an die Übersetzer und beschleunigt so die Durchlaufzeiten eines Auftrags, erhöht die Auslastung und Rentabilität der Mitarbeiter und trägt durch die Vereinfachung zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Zum zweiten Projekt:
Die Unternehmensdaten des zentralen Workflowmanagementsystems werden aktuell auf einem einfachen Storagesystem gespeichert und über einen physikalischen Server allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Die Daten werden stündlich gesichert. Sollte eines der Systeme ausfallen, gehen die Produktionsdaten von bis zu einer Stunde (letztes Backup) verloren. Defekte Komponenten müssen behoben und Daten wiederhergestellt werden. Dies kostet Zeit und sorgt für Verzögerungen der Produktion. Zukünftig wird dank des Digitalbonus ein hard- und softwarebasiertes, redundantes Cluster-System implementiert, um die Ausfallsicherheit für das zentrale Workflowmanagementsystem zu erhöhen: Fällt ein Server aus, steht das System auf dem zweiten Server mit aktuellen Daten in Echtzeit zur Verfügung. Durch die zusätzlich implementierte redundante Datensicherung wird dem Problem des Datenverlusts entgegengewirkt. Die Verfügbarkeit des Systems ist durch die Maßnahme zukünftig stark verbessert und Betriebsausfallzeiten werden sich deutlich verringern.

„Als mittelständischer Dienstleister übersetzen wir weltweit für unsere Kunden in alle Fremdsprachen. Mit unseren Zertifizierungen ISO 9001:2015 sowie ISO 17100:2016-05 erfüllen wir höchste Standards bei Qualität und Datenschutz. Die Grundpfeiler, um diesen Anforderungen gerecht zu werden und international weiterhin erfolgreich wachsen zu können, sind effiziente Prozesse, eine hohe IT-Sicherheit und modernster Datenschutz. Mit Hilfe des Förderprogramms Digitalbonus.Bayern konnten wir dabei die Weiterentwicklungen durchführen und zählen zu den technisch fortschrittlichsten Unternehmen unserer Branche.“